Pontos, gyors válaszokat kaphatunk az emberi kérdésekre
A vállalati működés számtalan területén már természetesnek számít, hogy a lehető legtöbb helyről begyűjtött adatokat elemezve próbálják meg megjósolni a jövőt, vagyis megalapozott döntéseket hozni. Dőreség lenne, ha ezeket az elemzési lehetőségeket pont a cég legfontosabb értékei, a dolgozói kapcsán nem használnánk ki.
Ha a vállalati HR digitalizálja működését, hatékonyabbá válnak a belső folyamatok (különösen, ha dolgozói önkiszolgáló funkciókat is megvalósítanak), és sok értékes idő szabadul fel fontosabb, a vállalat számára nagyobb hasznot hozó tevékenységekre – például az adatok elemzésére.
Adatok és információk
A HR digitalizálásának egyik legnagyszerűbb következménye, hogy a korábbinál jóval több adat áll a HR-osztály rendelkezésére. Természetesen már korábban is megvoltak a dolgozók személyes és demográfiai adatai (életkor, családi állapot, lakhely, esetleg korábbi munkahelyek), a pénzügyi adatok (nettó és bruttó bér, egyéb juttatások, a tréningekre fordított költségek, a dolgozónak adott eszközök értéke). Azt is könnyen nyilván tarthatja a HR, hogy mennyi idő alatt sikerült egy megüresedett vagy újonnan létrejött pozíciót betölteni és az új dolgozót betanítani (time-to-hire, time-to-productivity). A toborzás során is számtalan adatot lehet begyűjteni (adott állásra hányan jelentkeztek, az ország milyen részén, mennyi időt vittek el az egyes folyamatlépések, és így tovább). Kérdőívekkel, felmérésekkel attitűdökre, motivációkra, a felmondások okaira lehet rákérdezni.
A vállalat egyéb osztályaitól és rendszereiből is számos olyan adat nyerhető, amelyek hasznosak lehetnek a HR szempontjából. Mikor érkezik meg és mikor távozik a dolgozó; hány ügyféllel beszélt, hány problémát oldott meg vagy hány számlát könyvelt. Megtudható az is, hogy adott feladat elvégzése mennyi időt igényel, milyen az elvégzett munka minősége.
„Ha csak annyit tudok, hogy tavaly 200-an mondtak fel a cégnél, akkor mi alapján próbálom megbecsülni az idén kilépők várható számát, vagyis azt, hogy melyik hónapban milyen területen hány embert kell pótolnom előreláthatólag? De ha megnézzük, hogy kik, honnan, mikor és miért távoztak, mi történt előtte a cégnél vagy az adott osztályon, máris pontosabb képet kapok”, hoz egy viszonylag egyszerű példát Rozmis Kata adatelemző, a HRopoly oktatója.
Kézre álló elemzések
Három fő területen lehet felhasználni a HR-analitikát: stratégiai, taktikai és operatív szinten. A stratégiai szintet a monitoring jelenti, vagyis a szervezet rendszeres megfigyelése a kialakított mérőszámok alapján. Ennek révén kirajzolódnak a trendek, körvonalazódnak az esetleges problémák, így már azelőtt reagálhat rájuk a cég, mielőtt a negatív hatások teljes valójukban jelentkeznének.
Könnyebb, mint gondolná
HR-esként sem kell félni a modern BI-eszközök használatától – nyugtat meg mindenkit Rozmis Kata, aki maga is HR-munkatársból lett adatelemző. Ezek az eszközök – mind a Tableau, a PowerBI vagy a Qlick – kimondottan üzleti felhasználóknak készültek. Aki dolgozott már Excelben, készített elemzéseket, akár pár nap alatt eljut odáig, hogy a korábbi manuális riportok elkészítését automatizálja. Ebből a szempontból a Tableauval gyorsabban érhetünk el látványos eredményeket, mint ha a PowerBI bevezetése mellett döntünk, utóbbi mellett viszont a Microsoft-szoftverekkel való szoros integráció és a más termékekből már ismert felületek, logika és működés szól, mondja saját tapasztalatai alapján a HRopoly munkatársa. Mindegyik eszköz nagy előnye, hogy az adatok bemutatása nem statikus diákon, hanem szemléletes kezelőpaneleken (dashboardokon) történik, illetve, hogy az elemzéseinkkel közvetlenül kapcsolódunk az aktuális adatokhoz, így a felmerülő kérdések azonnal megválaszolhatók akár egy értekezlet során is.
A taktikai szinten a menedzsment jut naprakész, pontos információhoz. A közép- és felső vezetők a saját részlegük vagy az egész vállalat adatait rendszerezve, átlátható formában kapják meg, hogy megalapozott döntéseket tudjanak hozni. Ilyen jelentéseket most is készítenek a HR-esek, de ezek akkora folyamatos terhelést jelentenek, hogy sokszor nem is marad idő és energia a hosszabb távú feladatok megoldására. Az analitikai eszközökkel viszont nemcsak automatizálható a kimutatások elkészítése, hanem lehetőség nyílik az önkiszolgáló riporting kialakítására. Ennek révén az érdeklődő üzleti vezető a nézetek váltásával, az adatok szűrésével, új dimenziók felhasználásával maga is meg tudja válaszolni a számára fontos kérdéseket. Végül az operatív szinten a problémás területek folyamatos figyelése zajlik. Az elérhető adatok felhasználásával olyan információhoz juthat a vállalat vezetése, amelyek segítségével javíthatók a folyamatok.
Mit jelent ez a gyakorlatban? Számtalan olyan kérdés van, amelynek megválaszolását nagymértékben megkönnyíti a HR-analitika. Mennyivel több ügyintézőre van szükség, ha 10 százalékkal növekszik az ügyfelek száma? Megfelelően van-e elosztva a munkaterhelés? Melyik ponton akad el a toborzási folyamat? Javult-e a dolgozók motivációja, hatékonysága az elvégzett tréningeknek köszönhetően? Miként hatott a folyamatfejlesztés a munkatársak teljesítményére? Mennyibe került pontosan egy távozó kolléga pótlása?
Mindent nem lehet megtenni
A HR-adatok jellegükből adódóan sokszor személyes adatok, így kezelésük, elemzésük kapcsán nem lehet nem kitérni a GDPR-vonatkozásokra; ezek tisztázásában Dr. Komor Ildikó ügyvéd volt segítségünkre.
Az egyik legfontosabb tudnivaló, hogy minden olyan adat személyes adatnak minősül, amely közvetlenül vagy közvetetten összekapcsolható az érintettel. Tehát nemcsak a név vagy a születési idő számít védendő adatnak, hanem mondjuk a gyermekek száma is, vagyis mindezeket fokozott körültekintéssel kell kezelni.
„Ez persze nem jelenti azt, hogy ne lehetne felhasználni, elemezni őket. A jogszabály felsorolja az adatkezelési jogalapokat, és ezek között megtalálható a vállalat jogos gazdasági érdeke is. „Itt nem lehet abszolút igazságokat felállítani. Helyzetről helyzetre, adatról adatra, célról célra kell megvizsgálni az adatkezelést. Egészséges erkölcsi, etikai érzékkel már egészen jól el lehet találni, hogy lehet jogszerű az adatkezelés”, mondja Komor Ildikó.
Fontos az is, hogy a munkavállalót írásban tájékoztatni kell az adatkezelés egész folyamatáról, így többek között a kezelt adatok köréről, és azok módjáról is. A munkavállalói hozzájárulás azonban önmagában még nem jelent jogszerű adatkezelési jogcímet, minthogy a munkáltató és a dolgozó alá- és fölérendeltségi viszonyban áll egymással. Hiába adta tehát hozzájárulását a dolgozó bármihez, az adatok kezelése jogszerűtlen lesz, ha más jogalap azt nem támasztja alá.”
forrás: itbusiness.hu
